Pour faciliter les recherches, l’orthographe des noms propres est rétablie dans le texte, et la forme internationale avec nom et prénom(s) (telle que la donne la Bibliothèque nationale) adoptée dans l’index. Pour les femmes, toutes les fois que cela est possible, la forme « nom de naissance – prénom – nom d’épouse » est utilisée.

Auteurs, destinataires, et personnes citées font l’objet d’index particuliers. Le même nom peut se retrouver dans plusieurs de ces index. Sauf exception, le ou les auteurs sont identifiés. S’il est parfois difficile de choisir entre deux solutions (soit une lettre écrite par l’un et complétée par l’autre, soit deux lettres distinctes jointes dans un même envoi) auteurs et destinataires sont indexés dès lors que leur contribution ne se limite pas à la formule finale.

Les personnes de la famille proche, frères, sœurs, parents, dont la présence sature certaines lettres et qui sont souvent l’objet de commissions affectueuses, étaient, dans un premier temps, simplement identifiées en note. Leur nom n’était pas intégré dans l’index des personnes citées, dans le souci de ne pas l’alourdir. Nous sommes actuellement revenues sur ce parti pris et toutes les personnes citées apparaissent dans l’index. Les généalogies et les biographies, comme les recherches par mots (noms propres ou termes tels que « oncle » ou « cousin ») permettent de situer tous ces proches.

Les personnes citées par leur fonction (ex : le préfet à Angers en 1812) sont dans la mesure du possible identifiées en note (dans ce cas : Hély d’Oissel, préfet du Maine-et-Loire de février 1809 à juin 1814) et leur nom indexé. L’index des personnes citées se veut le plus possible individualisé ; par exemple, lorsqu’un couple est mentionné, l’homme et la femme sont indexés séparément ; cependant le terme générique « famille XX » est employé lorsqu’il n’est pas possible d’identifier chacun des individus. Les cuisinières, bonnes ou cochers ne sont souvent malheureusement connus que par leur prénom, mais néanmoins indexés sous la forme : Louise (domestique chez les Duméril). Les lettres contiennent quantité de noms propres, sans qu’il soit possible de les identifier tous, ni même de restituer la bonne orthographe, en particulier lorsque nous ne possédons que les copies des lettres. Malgré ces incertitudes, tous les noms des personnes mentionnées sont indexés.

L'index des auteurs de citations est réservé aux auteurs de lettres (ou fragments de lettres) recopiées.

A ces index des personnes s’ajoute un index des adresses (lieux de départ et d’arrivée des lettres). Ces lieux sont soit mentionnés par l’auteur lorsqu’il commence à écrire ou rédige l’adresse, soit déduit de la connaissance du corpus. les lieux cités dans les lettres, en revanche, ne sont pas indexés ; ils sont à rechercher directement. Dans l’index, les villes étrangères sont précédées du nom du pays dans lequel elles se trouvent, ce qui permet un repérage plus rapide.